Kultūros centro metai sukasi apie projektus: paraiškos Kultūros tarybai, savivaldybės programoms, bendruomeniškoms iniciatyvoms. Paraiškoje visada prašoma pagrįsti poreikį – parodyti, kad renginys ar edukacija reikalinga ne tik ją sugalvojusiam kolektyvui, bet ir miestelio žmonėms. Būtent ši dalis dažniausiai rašoma paskubomis, remiantis nuojauta.
Nuojautą galima paversti duomenimis
Paprasčiausias būdas – paklausti. Trumpa apklausa prieš planuojant kitų metų veiklas parodo, kokių renginių gyventojai pasigenda, kuriuo paros metu jiems patogu dalyvauti, ar jie girdėjo apie tai, kas jau vyksta. Kolektyvų vadovams tokia pati apklausa padeda surinkti informaciją apie repeticijų poreikius, planuojamas išvykas ir kostiumų atnaujinimą – viską, kas vėliau virsta projekto sąmatos eilutėmis.
Kad atsakymai nesimėtytų po užrašų knygeles ir žinutes, klausimus verta sudėti į elektroninę formą. Tam tinka projekto poreikių anketa – ją užpildžius atsakymai susirenka į vieną sąrašą, kurį galima tiesiogiai cituoti paraiškoje: kiek žmonių atsakė, ko jie prašė, kokios amžiaus grupės atsiliepė aktyviausiai. Vertintojui skaičius „apklausėme 74 gyventojus, 52 iš jų prašė edukacijų vaikams“ sako daugiau nei bendra frazė apie bendruomenės susidomėjimą.
Trys patarimai, kad apklausa pavyktų
- Klauskite trumpai. Dešimt klausimų – riba, po kurios žmonės nustoja pildyti.
- Derinkite kanalus. Nuoroda socialiniuose tinkluose pasieks vienus, popierinė versija bibliotekoje ar renginio metu – kitus.
- Pasidalinkite rezultatais. Kai žmonės mato, kad į atsakymus atsižvelgta, kitąkart atsakys noriau.
Surinkti atsakymai pravers ne vienam projektui: tie patys duomenys tinka ir metinei veiklos programai, ir pokalbiui su savivaldybe dėl finansavimo, ir vertinant, ar po metų situacija pasikeitė. Apklausa, atlikta kartą per metus tuo pačiu klausimynu, ilgainiui tampa įstaigos veiklos matuokliu.
Poreikių išsiaiškinimas iš anksto taupo ne tik paraiškos rašymo laiką. Jis apsaugo nuo skaudžiausio scenarijaus – kruopščiai parengto renginio, į kurį susirenka tuščios kėdės.